O-Time للموارد البشرية

٦.١ نظرة عامة

يعرض قسم النظرة العامة معلومات أساسية عن الشركة في لمحة سريعة. هذا الملخص يساعدك على متابعة الأنشطة اليومية لمؤسستك بسهولة:

• عدد الموظفين: شاهد عدد الموظفين الموجودين حاليًا في الشركة.
• تذاكر الموارد البشرية: تتبع طلبات الموارد البشرية أو استفسارات الموظفين.
• الرصيد المالي: تابع رصيد المنظمة الحالي.
• إعلانات الوظائف: اعرض جميع الوظائف المنشأة مع حالة نشطة أو غير نشطة بوضوح.
• استخدام التخزين: راقب مقدار التخزين المستخدم في النظام.
• التقويم: ابقَ مطلعًا على الأحداث والمواعيد النهائية المهمة للشركة.
• جدول الاجتماعات: شاهد بسرعة الاجتماعات والمواعيد القادمة.
• تنبيه الحضور: قائمة بسيطة بالموظفين الذين لم يسجلوا حضورهم اليوم.
• الإعلانات: الوصول إلى آخر أخبار الشركة وتحديثات الموارد البشرية.

٦.٢ التقارير والرؤى

توفر لوحة التحكم أيضًا إمكانية الوصول إلى تقارير تقدم رؤى أعمق حول فريقك وأموالك. تم تصميم هذه التقارير لتسريع عملية اتخاذ القرار وزيادة الثقة:

• الإيرادات مقابل النفقات: قارن أرباح الشركة مقابل نفقاتها.
• الحضور الشهري: اكتشف اتجاهات الحضور بين الموظفين.
• تتبع الإجازات: راجع الطلبات والموافقات الخاصة بإجازات الموظفين.
• كشف الحساب: الوصول إلى سجلات مفصلة للنشاط المالي.
• تقارير الرواتب: تابع مدفوعات الرواتب ونشاط الرواتب.
• تقارير الجداول الزمنية: فهم ساعات العمل والمشاريع والعمل الإضافي.

٦.٣ تنزيل التقارير

أحيانًا تحتاج إلى مشاركة المعلومات خارج النظام. يتيح لك OTime تنزيل التقارير فورًا للاجتماعات أو المراجعات أو جلسات التخطيط. يضمن لك ذلك دائمًا المرونة لمراجعة أو مشاركة بيانات الموارد البشرية المهمة.

٧.١ الموظفون

من هنا يمكنك استعراض الفريق بالكامل، والعثور بسرعة على موظفين محددين، واتخاذ إجراءات شائعة (مثل تعديل الملفات أو تغيير الأدوار) دون مغادرة الصفحة.

8.1 إدارة إعداد الرواتب

أدِر تفاصيل رواتب الموظفين من شاشة واحدة منظمة. استخدم البحث والتصفية للعثور على الموظفين بسرعة، ثم افتح السجل لمراجعة أو تحديث الهيكل الكامل للراتب—الأساسي، البدلات، والاستقطاعات—بدون مغادرة الصفحة.

8.2 إنشاء قسائم الرواتب

أنشئ قسائم رواتب دقيقة خلال بضع نقرات. يحسب OTime الدخل والاستقطاعات وصافي الأجر من هيكل الراتب المخزّن وحضور الفترة، والعمل الإضافي والإجازات المعتمدة—حتى تظل كشوف الرواتب متسقة مع السياسة.

9.1 إدارة سجل الدوام

احتفظ بسجلات دقيقة لساعات عمل الموظفين باستخدام أدوات OTime المرنة. يمكنك إنشاء سجلات دوام جديدة، تحديث السجلات الحالية، أو حذف السجلات غير المطلوبة—كل ذلك في مكان واحد.

9.2 إدارة الإجازات

بسّط كيفية التعامل مع الإجازات. توحد صفحة الإجازات جميع طلبات الموظفين وموافقاتهم، مما يساعدك على ضمان التغطية المناسبة مع احترام حقوق الموظفين.

9.3 تتبع الحضور

احصل على نظرة واضحة عن حضور الموظفين وانضباطهم. سواء سجّلوا الدخول يدويًا، عبر جهاز كشك، أو من خلال أجهزة بيومترية، يسجل OTime الحضور بدقة.

10.1 إدارة مؤشرات الأداء

عرّف مؤشرات قابلة للقياس للأدوار أو الفرق أو المشاريع حتى يكون الأداء شفافًا وقابلاً للمقارنة. أنشئ مؤشرات جديدة، أعد استخدام القوالب، وتتبع النتائج بمرور الوقت لتوجيه التدريب والمكافآت.

10.2 تقييم الموظفين

أجْرِ مراجعات عادلة وفي الوقت المناسب باستخدام نماذج قابلة للتخصيص وتذكيرات تلقائية. يمكن أن تكون التقييمات سنوية، نصف سنوية، تجريبية، أو خاصة بالمشروعات—وفق ما يناسب إجراءاتك.

10.3 تتبع الأهداف

وحِّد أهداف الأفراد والفرق والشركة. أنشئ أهدافًا بمالكين واضحين ومواعيد استحقاق ونتائج قابلة للقياس، ثم تتبّع التقدم طوال الفترة.

11.1 إدارة الحسابات

حافظ على قائمة كاملة بحسابات المؤسسة المالية، بما في ذلك الحسابات البنكية والنقدية والاستثمارية. تابع الأرصدة في الوقت الفعلي وراجع المعاملات عند الحاجة.

• الأرصدة: عرض لحظي للأموال المتاحة في كل حساب.
• المعاملات: التعمق في الدائن والمدين والتسويات.
• متعدد العملات: دعم الحسابات بعملات مختلفة (إن تم تمكينه).
• التقارير: تصدير كشوف الحسابات لأغراض المحاسبة أو التدقيق.

11.2 المستفيدون والدافعون

نظّم وسجّل كل من تقوم بالدفع لهم (المورّدون، المتعهدون، الموظفون) وكل من يدفع لك (العملاء، المستثمرون). هذا يحافظ على عمليات الدفع متسقة وشفافة.

• المستفيدون: المورّدون، مقدمو الخدمات، والموظفون للرواتب.
• الدافعون: العملاء، المستثمرون، والمنظمات الشريكة.
• بيانات الاتصال: احفظ معلومات الاتصال وشروط الدفع وبيانات البنك.
• التكامل: اربط المستفيدين/الدافعين بالإيداعات أو المصروفات أو التحويلات لسجل تدقيق كامل.

11.3 إدارة الإيداعات

سجّل جميع الأموال الواردة بدقة، سواء كانت من إيرادات مبيعات أو قروض أو استثمارات. يمكن ربط الإيداعات بالمشاريع أو الأقسام بحيث تُحسَب كل وحدة نقدية.

• مصادر الإيداع: دخل المبيعات، المنح، الاستثمارات، القروض، أو المبالغ المستردة.
• التخصيص: خصّص الإيداعات للأقسام أو مراكز التكلفة أو المشاريع.
• التسوية: طابِق الإيداعات مع كشوف البنك لضمان الدقة.
• التقارير: تتبّع اتجاهات الأموال الواردة بمرور الوقت.

11.4 تتبّع المصروفات

احتفِظ بسجلات مفصلة لكل مصروفات المؤسسة، صنّف التكاليف، وحدّد مواضع التحسين الممكنة. يساعد تتبّع المصروفات على الشفافية المالية وتقليل الهدر.

• الفئات: المشتريات، المرافق، الرواتب، الاشتراكات، التكاليف التشغيلية.
• المرفقات: ارفع الإيصالات أو الفواتير أو تأكيدات الدفع.
• تقارير الاتجاه: راقب أنماط الإنفاق الشهرية أو السنوية.
• ضوابط الميزانية: قارن المصروفات بميزانيات الأقسام.

11.5 تحويل الأرصدة

حوّل الأموال بأمان بين الحسابات أو أرسلها إلى حسابات خارجية بأقل جهد. يتم تسجيل كل تحويل ويمكن تتبعه للامتثال.

• التحويلات الداخلية: نقل الأموال بين حسابات الشركة فورًا.
• التحويلات الخارجية: أرسل المدفوعات إلى المورّدين أو البنوك أو الجهات الخارجية.
• قواعد الموافقة: سير موافقات اختياري للتحويلات الكبيرة أو الحسّاسة.
• السجلات: سجل كامل يتضمن المبلغ والمصدر والوجهة والتاريخ والمستخدم.

12.1 قائمة التدريبات

تمنح قائمة التدريبات المسؤولين والموظفين عرضًا مركزيًا لجميع الجلسات—السابقة، الجارية، والقادمة. هذا يسهل تتبع المشاركة، ضمان الامتثال، ويوفر للموظفين طريقة خدمة ذاتية لعرض الفرص.

• تفاصيل الجلسة: اعرض اسم الجلسة، المدرّب، القسم، التاريخ/الوقت، المدة، والحالة (مجدولة، مكتملة، ملغاة).
• عوامل التصفية: ابحث حسب الموضوع أو المدرّب أو القسم أو الإطار الزمني.
• عرض الموظف: يمكن للموظفين رؤية التدريبات المتاحة والتسجيل أو طلب الانضمام.
• إجراءات المشرف: أنشئ جلسات تدريبية أو عدّلها أو ألغِها؛ وعيّن الموظفين أو الأقسام للجلسات الإلزامية.
• التتبع: راقب الحضور ومعدلات الإكمال والشهادات المرتبطة بكل جلسة.

12.2 المدرّبون

تدير صفحة المدرّبين الأشخاص المسؤولين عن تقديم الجلسات التدريبية. وجود ملفات المدرّبين في مكان واحد يساعد على مواءمة الخبرات مع البرامج المناسبة ويضمن احترام التوافر.

• ملفات المدرّبين: احفظ اسم المدرّب، التخصص، القسم، بيانات الاتصال، والسيرة/الاعتمادات.
• التوافر: اطّلع على جداول المدرّبين لتجنب التعارض عند تخصيص جلسات جديدة.
• التكليفات: اربط المدرّبين مباشرة بالجسات في قائمة التدريبات لزيادة الوضوح.
• داخلي أم خارجي: ميّز بين المدرّبين الداخليين ومقدّمي/استشاريي التدريب الخارجيين.
• ملاحظات الأداء: اجمع ملاحظات الموظفين حول فاعلية المدرّب.

13.1 الجوائز

اعترف بإنجازات الموظفين من خلال إدارة الجوائز في مكان واحد. اعرض، أضف، عدّل، أو أزل الجوائز بسرعة للحفاظ على برامج التكريم محدثة.

• احتفظ بقائمة بجميع جوائز الشركة (موظف الشهر، جوائز التميز، إلخ).
• سجّل المستلم، عنوان الجائزة، التاريخ، والوصف.
• أنشئ تقارير بتاريخ الجوائز لكل موظف.

13.2 التنقلات

أدِر تنقلات الموظفين بسلاسة. سواء كان الانتقال بين الأقسام أو المواقع أو المسميات الوظيفية، سجّل التفاصيل لضمان وضوح وشفافية التنقلات.

• سجّل تاريخ التنقل، المصدر، الوجهة، والسبب.
• أنشئ سير عمل للموافقات على التنقلات الحساسة.
• احتفظ بتاريخ تنقلات الموظف السابقة.

13.3 الاستقالات

بسّط إدارة الاستقالات من خلال تتبّع جميع حالات خروج الموظفين في مكان واحد. احتفظ بسجلات واضحة للامتثال ومقابلات الخروج.

• اعرض قائمة بجميع طلبات الاستقالة مع التواريخ والأسباب.
• أنشئ سجلات استقالة جديدة مع فترة الإشعار وآخر يوم عمل.
• عدّل أو احذف تفاصيل الاستقالة عند حدوث تغييرات.

13.4 الرحلات

نظّم وراقب رحلات العمل للموظفين. تأكد من أن خطط السفر موثّقة جيدًا وسهلة الوصول.

• أنشئ سجلات رحلات جديدة مع الوجهة، الغرض، والتواريخ.
• عدّل أو ألغِ الرحلات إذا تغيرت الجداول.
• تتبّع التكاليف واربطها بالمالية من أجل التعويض.

13.5 الترقيات

تابع واحتفل بترقيات الموظفين. احتفظ بتاريخ دقيق لدعم التطور الوظيفي والتقارير الخاصة بالموارد البشرية.

• سجّل تاريخ الترقية، الدور الجديد، القسم، والمدير.
• أنشئ تقارير بالترقيات حسب القسم أو الفترة الزمنية.
• عدّل أو حدّث التفاصيل إذا لزم الأمر.

13.6 الشكاوى

التقط وحل شكاوى الموظفين بطريقة منظمة. احرص على الاستجابة في الوقت المناسب وتحقيق نتائج عادلة من خلال الاحتفاظ بسجلات مفصلة.

• سجّل الشكاوى الجديدة مع اسم الموظف والوصف والفئة.
• حدّث حالة الشكوى مع تقدم التحقيقات.
• احتفظ بتاريخ الحلول من أجل الامتثال والتقارير.

13.7 التحذيرات

وثّق تحذيرات الموظفين للحفاظ على المساءلة والانضباط عبر المؤسسة.

• أنشئ تحذيرات جديدة مع تفاصيل مثل التاريخ، النوع، وصادر من.
• اعرض التحذيرات الحالية حسب الموظف أو القسم.
• عدّل أو احذف تفاصيل التحذير عند الحاجة.

13.8 الإعلانات

شارك التحديثات المهمة مع الموظفين باستخدام الإعلانات. يضمن هذا أن يبقى الجميع على اطلاع بأخبار الشركة وتحديثات الموارد البشرية.

• أنشئ إعلانات جديدة مع العنوان، الرسالة، والجمهور (جميع الموظفين أو مجموعات محددة).
• عدّل أو أزل الإعلانات القديمة عند انتهاء صلاحيتها.
• ثبّت التحديثات الهامة لظهورها على لوحة التحكم.

13.9 العطلات

احتفظ بقائمة رسمية بعطلات الشركة لدعم الجدولة ودقة الرواتب.

• اعرض العطلات القادمة في عرض تقويمي أو قائمة.
• أضف عطلات جديدة مع الاسم، التاريخ، والوصف.
• عدّل أو احذف سجلات العطلات عند تغيير السياسات.

14.1 الوظائف

اعرض وأدر جميع الأدوار المفتوحة والمغلقة والمؤرشفة في قائمة واحدة. حافظ على دقة الإعلانات وتحديثها لجذب المواهب المناسبة.

• الأعمدة الرئيسية: المسمى الوظيفي، القسم، الموقع، النوع، الشواغر، الحالة (مسودة/مفتوح/مغلق/مؤرشف).
• إجراءات سريعة: عرض، تعديل، تكرار، أرشفة/استرجاع، مشاركة رابط عام.
• عوامل التصفية: القسم، الموقع، الحالة، تاريخ النشر.

14.2 إنشاء الوظائف

انشر إعلانات وظائف واضحة وجذابة تحدد التوقعات وتقلل وقت الفرز.

• الأساسيات: العنوان، القسم، الموقع/العمل عن بُعد، نوع التوظيف، الشواغر، نطاق الراتب (اختياري).
• الوصف: المسؤوليات، المتطلبات، المهارات المفضلة، المزايا، ونبذة عن الفريق.
• إعدادات التقديم: الموعد النهائي، أسئلة الفرز، المستندات المطلوبة، الظهور الداخلي/الخارجي.
• سير العمل: مراحل افتراضية (مقدَّم → فرز → مقابلة → عرض → مُعيّن).

14.3 طلبات التوظيف

استقبل الطلبات مباشرة عبر صفحة الوظائف أو الروابط المشتركة. يمكن لمسؤولي التوظيف تتبّع المرشحين وتصفيتهم وتقديمهم بخطوات قليلة.

• قائمة المتقدمين: المرشح، الوظيفة، المصدر، المرحلة، التقييم، آخر نشاط.
• الفرز: عارض السيرة الذاتية، إجابات الأسئلة المخصصة، إبراز الكلمات المفتاحية، تقييم سريع.
• الإجراءات: نقل المرحلة، تعليق/مناداة الزملاء، طلب مستندات، قوالب بريد.
• الامتثال: التقاط الموافقة وتخزين المستندات بأمان.

14.4 المرشح

لكل مرشح ملف يركّز كل شيء: السيرة الذاتية، الملاحظات، الرسائل، تاريخ المراحل، ونتائج المقابلات.

• الملف: معلومات الاتصال، الخبرة، المهارات، المستندات، وروابط الأعمال.
• النشاط: خط زمني لتغييرات المراحل، الآراء، والمراسلات.
• التعاون: ملاحظات خاصة، تقييمات المراجعين، وملخصات القرارات.
• خصوصية البيانات: إخفاء البيانات الحساسة وتعيين قواعد الاحتفاظ عند الحاجة.

14.5 تهيئة الموظف الجديد

حوّل "قبول العرض" إلى أسبوع أول سلس. ركّز قوائم المهام وجمع المستندات وجداول التدريب للموظفين الجدد.

• قوائم المهام: المعدات، الحسابات، السياسات، والتعارف.
• المستندات: عرض العمل، الهوية، معلومات الضرائب/البنك، ونماذج الامتثال مع دعم التوقيع الإلكتروني.
• الجدول: التوجيه، جلسات التدريب، وتعيين زميل/مرشد.
• التسليم: يتكامل مع ملفات الموظفين والرواتب لتجنب تكرار إدخال البيانات.

14.6 أسئلة مخصصة

أضِف أسئلة مستهدفة لإبراز أفضل المرشحين مبكرًا وتوحيد الفرز عبر الأدوار.

• الأنواع: نص قصير/طويل، اختيار من متعدد، نعم/لا، رفع ملف.
• لكل وظيفة أو قابل لإعادة الاستخدام: أرفقها بوظيفة واحدة أو احفظها كقوالب.
• التقييم: تقييم تلقائي اختياري لمعايير الاستبعاد.
• التعريب: أنشئ نسخًا من الأسئلة لكل لغة عند الحاجة.

14.7 جدول المقابلات

نسّق المقابلات دون تبادل رسائل لا ينتهي. عيّن اللجان، احجز الأوقات، وأبقِ الجميع على اطلاع تلقائيًا.

• عرض التقويم: اطلع على توافر المقابلين وتجنب التعارض.
• الدعوات والتذكيرات: قوالب بريد وتذكيرات تلقائية للمرشحين والمقابلين.
• نماذج الملاحظات: بطاقات تقييم منظمة لكل مرحلة للحفاظ على اتساق التقييمات.
• تتبع الحالة: مؤكد، أُعيدت الجدولة، لم يحضر، مُكتمل—يُسجل ضمن خط المرشح الزمني.

14.8 المسار المهني

عزّز التنقل الداخلي واجعل الفرص مرئية. شارك الشواغر والمسارات المهنية وبرامج التطوير في مكان واحد.

• وظائف داخلية: انشر أدوارًا للموظفين الحاليين مع معايير الأهلية.
• مسارات النمو: حدّد المسارات والكفاءات والتدريبات الموصى بها.
• الشفافية: اعرض سياسات الترقية وكيفية التقديم.

15.1 إنشاء عقود جديدة

صِغ عقودًا مخصصة لاحتياجات عملك باستخدام حقول منظمة ومعايير واضحة. استخدم القوالب لتسريع الاتفاقيات المتكررة وتقليل الأخطاء اليدوية.

• الأساسيات: الموضوع، نوع العقد، الطرف المقابل (عميل/مورّد/داخلي)، القيمة/العملة.
• المدة: تاريخ البدء، تاريخ الانتهاء، قواعد التجديد (تلقائي/يدوي)، فترة الإشعار.
• النطاق والشروط: الالتزامات الرئيسية، مستويات الخدمة، المراحل، شروط الدفع.
• المرفقات: ارفع مسودات/نسخ PDF، الملاحق، والمستندات الداعمة.
• الملكية: مالك العقد، القسم، المعتمدون، والمتابعون.

15.2 نظرة عامة على العقود

راقب نشاط العقود بسرعة عبر بطاقات المؤشرات وأدوات الاتجاه. استخدم مرشحات الإطار الزمني لاكتشاف الارتفاعات أو الفجوات.

• إجمالي العقود: جميع الاتفاقيات النشطة والمؤرشفة.
• هذا الشهر / هذا الأسبوع: العقود الجديدة التي تم إنشاؤها في الفترة المحددة.
• آخر 30 يومًا: عرض متدرج للنشاط الأخير لتتبّع الزخم.
• مزيج الحالات: مسودة، قيد المراجعة، نشط، يوشك على الانتهاء، منتهٍ.

15.3 عرض قائمة العقود

اعمل من جدول نظيف لجميع العقود مع مرشحات قوية وبحث وإجراءات جماعية. حافظ على السجلات متسقة وسهلة التدقيق.

• الأعمدة الأساسية: معرّف العقد، الموضوع، الطرف المقابل، النوع، القيمة، تاريخ البدء، تاريخ الانتهاء، الحالة.
• عوامل التصفية والبحث: رشّح حسب الحالة أو النوع أو المالك أو القسم أو النطاق الزمني؛ وابحث بالمعرّف/الموضوع/الطرف المقابل.
• إجراءات الصف: تكرار، عرض، تعديل، حذف؛ ووضع "مُجدد/منتهٍ" بسرعة حيثما ينطبق.
• إجراءات جماعية: حدّث الحالة أو المالك، أو أضف وسومًا لعدة عقود دفعة واحدة.
• التصدير: CSV/XLS/PDF لغرض التقارير أو المشاركة.

15.4 عرض تفاصيل العقد

انقر أي معرّف عقد لفتح سجل كامل يتضمن الشروط والمستندات والتعليقات والنشاط. كل ما يتعلق بالاتفاقية موجود هنا.

16.1 نظرة عامة على التذاكر

ابدأ بلمحة عامة لفهم عبء العمل والتقدم بسرعة.

• المؤشرات الرئيسية: إجمالي التذاكر، المفتوحة، المعلّقة، المغلقة، وبحسب الحالة/الأولوية.
• الاتجاهات: اعرف الجديد مقابل المحلول مع مرور الوقت لاكتشاف الاختناقات.
• الملكية: عرض سريع للتذاكر حسب الفريق أو المُعيّن.

16.2 قائمة التذاكر

اعمل من قائمة واضحة قابلة للتصفية لتتبّع كل طلب من الدخول حتى الحل.

• الأعمدة الرئيسية: العنوان، رمز التذكرة، الموظف، الفئة، الأولوية، تاريخ الإنشاء، المعيّن/المنشئ، الحالة، الإجراءات.
• عوامل التصفية والبحث: رشّح حسب الحالة أو الأولوية أو الفئة أو المعيّن أو النطاق الزمني؛ وابحث بالرمز أو الكلمات المفتاحية.
• إجراءات جماعية: تعيين، تغيير الحالة/الأولوية، إضافة وسوم، أو إغلاق عدة تذاكر دفعة واحدة.
• إجراءات سريعة: عرض، تعليق، إرفاق ملفات، إعادة تعيين، تعليق، أو إغلاق.

16.3 تفاصيل التذكرة

افتح أي تذكرة لرؤية السياق الكامل ودفعها قدمًا دون تبديل الشاشات.

16.4 حالة التذكرة

تتبّع التقدم بحالات واضحة ومتسقة حتى تتمكن الفرق من تحديد الأولويات الصحيحة.

• الحالات الشائعة: مفتوحة، قيد التنفيذ، معلّقة، محلولة، مغلقة.
• تحديد الأولويات: منخفضة، متوسطة، عالية، عاجلة—ظاهرة في القوائم والتفاصيل.
• الالتزام باتفاقية مستوى الخدمة (اختياري): تساعد تواريخ الاستحقاق والتنبيهات في الحفاظ على أوقات الاستجابة.
• التقارير: تفصيل حسب الحالة والأولوية لموازنة أعباء العمل.

17.1 إنشاء فعاليات جديدة

أضف فعاليات ببضع نقرات فقط. خصّص كل إدخال بجميع التفاصيل ذات الصلة حتى يحصل المشاركون على كل ما يحتاجونه في مكان واحد.

• التفاصيل الأساسية: العنوان، التاريخ، وقت البدء والانتهاء، الموقع، المنظّم، الوصف.
• الفئات: تدريب، بناء فرق، على مستوى الشركة، أو فئات مخصصة.
• المرفقات: أضف ملفات مثل جداول الأعمال، العروض التقديمية، أو منشورات الفعالية.
• الإشعارات: فعّل التذكيرات للحاضرين لتجنب تفويت الجلسات.
• الظهور: اختر ما إذا كانت الفعالية عامة لجميع الموظفين أو مقيّدة بمجموعات محددة.

17.2 عرض التقويم

احصل على نظرة بصرية للفعاليات القادمة باستخدام التقويم المدمج. تجعل الرموز اللونية وعوامل التصفية التنظيم أمرًا سهلاً.

• مؤشرات ملونة: فرّق بين الفعاليات حسب النوع (اجتماعات، تدريبات، أنشطة اجتماعية).
• التنقل: التبديل بين العرض اليومي أو الأسبوعي أو الشهري أو جدول الأعمال.
• عوامل التصفية: رشّح حسب القسم أو نوع الفعالية أو المنظّم.
• انقر للعرض: افتح تفاصيل الفعالية مباشرة من خانة التقويم.
• التكامل: زامن مع التقاويم الخارجية (Google، Outlook) إذا تم تفعيله.

18.1 إنشاء الاجتماعات وتعديلها وحذفها

خطط للاجتماعات ببضع نقرات فقط وحدّثها عند تغير الخطط. يضمن قسم الاجتماعات دقة الجداول وتلقي جميع المعنيين تحديثات في الوقت المناسب.

• إنشاء: أضف عنوان الاجتماع، التاريخ، الوقت، الموقع، المشاركين، وجدول الأعمال.
• تعديل: عدل تفاصيل الاجتماع، أعد الجدولة، أو حدّث المشاركين بسهولة.
• حذف: ألغِ الاجتماعات غير الضرورية مع إرسال إشعارات إلى المشاركين.
• الأنواع: واحد لواحد، اجتماعات الفرق، إحاطات الأقسام، جلسات العملاء.
• التذكيرات: تنبيهات بريدية أو نظامية تلقائية قبل بدء الاجتماعات.

18.2 عرض التقويم

اعرض جميع اجتماعاتك المجدولة بصيغة تقويم. ومع المؤشرات اللونية وخيارات التصفية يمكنك التمييز بسرعة بين الجلسات الداخلية ومكالمات العملاء والمتابعات المتكررة.

• العروض: بدّل بين التخطيط اليومي أو الأسبوعي أو الشهري.
• ترميز لوني: ميّز أنواع الاجتماعات مثل الداخلية أو العملاء أو جلسات التدريب.
• عوامل التصفية: رتّب حسب القسم أو المنظم أو المشارك.
• انقر للعرض: افتح تفاصيل الاجتماع مباشرة من عنصر التقويم.
• التكامل: مزامنة اختيارية مع تقاويم Google أو Outlook لجدولة عبر الأنظمة.

19.1 إنشاء واجتماعات Zoom وعرضها وحذفها

قم بجدولة اجتماعات Zoom جديدة بسرعة، وراجع الاجتماعات الحالية، أو ألغها عند تغيير الخطط. تتم مزامنة جميع تفاصيل الاجتماعات مع Zoom لضمان الدقة والاتساق.

• إنشاء: حدد عنوان الاجتماع، جدول الأعمال، التاريخ، الوقت، المدة، المشاركين، وخيارات كلمة المرور/الأمان.
• عرض: اطّلع على التفاصيل مثل رابط Zoom، معرف الاجتماع، المضيف، المشاركين، وملاحظات جدول الأعمال.
• تعديل / حذف: أعد جدولة الاجتماعات أو حدّث المشاركين أو ألغِ الاجتماعات مع إرسال إشعارات تلقائية للحاضرين.
• التكامل: يتزامن مباشرة مع Zoom بحيث تنعكس التغييرات على الفور.

19.2 عرض التقويم

استخدم عرض التقويم لرؤية جميع اجتماعات Zoom القادمة بشكل منظم. تساعد المؤشرات اللونية وعوامل التصفية على التمييز بين أنواع الاجتماعات والأولويات بسرعة.

• التخطيط المرئي: العروض اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية لتناسب أسلوب التخطيط الخاص بك.
• مؤشرات ملونة: تعرف على الاجتماعات مثل مكالمات الفرق الداخلية أو عروض العملاء أو جلسات التدريب.
• انقر للعرض: افتح تفاصيل اجتماع Zoom، بما في ذلك رابط الانضمام والمشاركين، مباشرة من عنصر التقويم.
• التكامل: يتزامن مع Zoom والتقاويم الأخرى (Google/Outlook) لجدولة موحّدة.
• التذكيرات: تنبيهات تلقائية للمساعدة في ضمان عدم تفويت أي مكالمة مجدولة.

20.1 عرض الأصول

احصل على نظرة شاملة لموارد الشركة عبر قائمة الأصول. يتضمن كل إدخال معلومات أساسية لتحديد الأصول وتقييمها وإدارتها بسرعة.

• التفاصيل الرئيسية: اسم الأصل، الوصف، الفئة، الموقع، الموظف المكلّف (إن وجد)، والحالة الحالية.
• تتبع الحالة: نشط، قيد الصيانة، متقاعد، أو مُتخلّى عنه.
• البحث وعوامل التصفية: حَدّد الأصول حسب النوع أو الموقع أو التوفر.
• الجاهزية للتدقيق: اعرف دائمًا ما الأصول الموجودة وأين تتواجد.

20.2 إضافة أصول جديدة

سجّل الأصول الجديدة بسرعة للحفاظ على دقة الجرد وتحديثه. تضمن الإضافة احتساب كل معدّة أو مورد.

• حقول الإدخال: اسم الأصل، الوصف، الرقم التسلسلي/المعرف، الفئة، الكمية، الموقع، تاريخ الشراء، والقيمة.
• المرفقات: ارفع فواتير الشراء أو وثائق الضمان أو الأدلة.
• التكليفات: يمكن تعيين الأصل لموظف أو قسم أثناء الإنشاء (اختياري).
• تتبع دورة الحياة: حدّد الحالة كـ نشط، في المخزن، قيد الصيانة، أو متقاعد.

20.3 استيراد وتصدير قوائم الأصول

وفّر الوقت عبر استيراد الأصول دفعة واحدة من جدول بيانات، أو صدّر القائمة الحالية للتقارير أو التحليل أو المشاركة بين الفرق.

• استيراد: ارفع ملفات Excel/CSV لإضافة الأصول دفعة واحدة مع تعيين الحقول.
• تصدير: نزّل بيانات الأصول بصيغ CSV أو Excel أو PDF.
• التحقق: يتحقق النظام من البيانات المستوردة للتأكد من الحقول الناقصة أو غير الصحيحة قبل الحفظ.
• الإتاحة: شارِك القوائم المصدّرة مع المالية أو تقنية المعلومات أو رؤساء الأقسام للتخطيط والتحكم.

21.1 قائمة المستندات

يمكنك الوصول إلى جميع المستندات المخزنة في النظام من صفحة واحدة. كل شيء مدرج بوضوح بحيث يمكن للموظفين والإداريين العثور بسرعة على ما يحتاجون إليه.

• الأنواع: كتيبات الموظفين، السياسات، العقود، مواد التدريب، والمستندات المرجعية.
• التفاصيل: العنوان، الفئة، المؤلف، تاريخ التحميل، نوع الملف، والإصدار (إن وُجد).
• عوامل التصفية والبحث: اعثر على المستندات حسب الفئة أو التاريخ أو الكلمة المفتاحية.
• الإجراءات: عرض أو تنزيل أو حذف بناءً على الأذونات.

21.2 إنشاء مستند جديد

قم برفع وتسجيل مستندات جديدة للحفاظ على مستودعك محدثًا. هذا يضمن أن جميع الموظفين لديهم وصول إلى أحدث السياسات والأدلة والمواد.

• تحميل: اسحب وأفلت أو اختر من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
• حقول الإدخال: العنوان، الوصف، الفئة، الإصدار، ومستوى الوصول (عام أو مقيّد).
• المرفقات: دعم PDF وWord وExcel والصور والصيغ الأخرى.
• الأذونات: تحكم بمن يمكنه عرض أو تعديل أو حذف المستندات.

21.3 تنزيل المستندات

استرجع الملفات في أي وقت تحتاج إليه. سواء للرجوع إليها أو لمراجعتها أو طباعتها، فإن تنزيل المستندات سريع وسهل.

• إمكانية الوصول: قم بتنزيلها من عرض القائمة أو مباشرة من صفحة تفاصيل المستند.
• الصيغ: تظل الملفات في صيغتها الأصلية كما تم تحميلها.
• الأذونات: يمكن فقط للمستخدمين المصرح لهم تنزيل الملفات المقيدة.
• الكفاءة: قم بتنزيل ملفات متعددة دفعة واحدة إذا كان ذلك ممكناً.

23.1 قائمة الرسائل

تعرض صفحة الرسائل جميع المحادثات في قائمة بسيطة قابلة للتمرير. يساعد ذلك المستخدمين على العثور سريعًا على النقاشات السابقة والحفاظ على سلاسة التواصل.

• قائمة المحادثات: تُظهر الدردشات الأخيرة مع الموظفين أو المديرين أو الفرق.
• عرض السلسلة: انقر على محادثة لفتح سجل الرسائل الكامل.
• مؤشرات الحالة: اعرف ما إذا كان المستخدمون متصلين أو غير متصلين أو بعيدين.
• بحث: اعثر بسرعة على رسائل أو مستخدمين محددين عبر شريط البحث.
• المرفقات: شارك المستندات أو الصور أو الروابط مباشرة داخل الرسائل.

24.1 كشف راتب جديد

قم بإخطار الموظفين تلقائيًا كلما تم إنشاء كشف راتب جديد، مما يمنحهم وضوحًا وشفافية حول تعويضاتهم.

24.2 إعلان جديد

أبقِ الموظفين على اطلاع من خلال التنبيهات للإعلانات الجديدة، سواء كانت تحديثًا للشركة أو تغييرًا في السياسات أو حدثًا قادمًا.

24.3 اجتماع جديد

أرسل إشعارات مفصلة عن الاجتماعات بما في ذلك التاريخ والوقت والجدول والمكان حتى يكون المشاركون دائمًا مستعدين وعلى دراية.

24.4 جائزة جديدة

احتفل بالنجاح من خلال إخطار الموظفين عند منح جوائز جديدة، مما يعزز الروح المعنوية والمشاركة عبر الفريق.

24.5 عطلة جديدة

أعلِم الموظفين بالعطل القادمة حتى يتمكنوا من التخطيط مسبقًا والحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة.

24.6 سياسة جديدة

ضمن الامتثال والوعي من خلال إرسال إشعارات عند تقديم سياسات جديدة أو مراجعات.

24.7 تذكرة جديدة

حسّن سرعة الاستجابة من خلال تنبيه فريق الدعم عند إنشاء تذاكر جديدة، مما يضمن حل المشكلات بسرعة.

24.8 حدث جديد

شجع المشاركة من خلال إشعارات للأحداث الجديدة مثل أنشطة بناء الفريق أو الاحتفالات أو جلسات التدريب.

24.9 الموافقة/الرفض على الإجازة

امنح الموظفين وضوحًا من خلال إخطارهم عند الموافقة أو رفض طلبات الإجازة الخاصة بهم، مما يساعدهم على التخطيط بشكل فعال.

24.10 رحلة جديدة

أرسل إشعارات للرحلات الجديدة مع تفاصيل مثل التواريخ والوجهات وخطط السفر للحفاظ على استعداد الموظفين.

24.11 عقد جديد

أبقِ الموظفين على اطلاع من خلال إخطارهم بالعقود الجديدة، بما في ذلك الشروط والأحكام وتواريخ السريان.

25.1 الفروع

أنشئ فروعًا تشغيلية أو جغرافية لتجميع الموظفين وخطوط التقارير حسب الموقع.

• الحقول: اسم الفرع، الرمز، العنوان، المنطقة الزمنية.
• حالات الاستخدام: موافقات حسب الموقع، مراكز التكلفة، والتقارير.

25.2 الأقسام

نظّم الموظفين حسب الوظيفة (الموارد البشرية، المالية، الهندسة، المبيعات، إلخ).

• الحقول: اسم القسم، الرمز، الفرع، رئيس القسم.
• التأثيرات: الموافقات والأدلة والتحليلات حسب القسم.

25.3 المسميات الوظيفية

عرّف المسميات/الأدوار واربط المسؤوليات أو المستويات.

• أمثلة: مساعد، مهندس أول، قائد فريق، مدير.
• تُستخدم في: الملفات التعريفية، الهيكل التنظيمي، الموافقات، ودورات الأداء.

25.4 أنواع الإجازات

خصّص فئات الإجازات وقواعد الاستحقاق (سنوية، مرضية، أمومة، إلخ).

• الخيارات: مدفوعة/غير مدفوعة، قواعد الترحيل، الأهلية، سلسلة الموافقات.
• الأثر: أرصدة دقيقة وتكامل مع الرواتب.

25.5 أنواع المستندات

وحّد فئات مستندات الموظفين (هويات، شهادات، عقود).

• فعّل تذكيرات الانتهاء للمستندات ذات الصلاحية.

25.6 أنواع قسيمة الراتب

اضبط عناصر الاستحقاقات والاقتطاعات الظاهرة في قسائم الرواتب.

• Examples: Basic, Overtime, Bonus, Tax, Social Security.
• أعلام: خاضع/غير خاضع للضريبة، ثابت/متغير.

25.7 خيارات البدلات

عرّف التعويضات الإضافية (سكن، نقل، وجبات، اتصال).

• حدد الأهلية والدورية والاحتساب النسبي والحدود القصوى.

25.8 خيارات القروض

حدد سياسات قروض الموظفين وجداول السداد.

• المعلمات: الحد الأقصى للمبلغ، المدة، سعر الفائدة، قسط الاستقطاع.

25.9 خيارات الاقتطاعات

اضبط الاقتطاعات النظامية والسياسية (ضرائب، تأمين، قروض).

• الإعدادات: طريقة الاحتساب، الحدود، الإعفاءات.

25.10 أنواع الأهداف

أنشئ فئات للأهداف (OKR، أهداف تطوير، أهداف مشاريع).

25.11 أنواع التدريب

صنّف التدريبات (تهيئة، تقني، قيادة، امتثال).

25.12 أنواع الجوائز

عرّف فئات التقدير (موظف الشهر، التميز، الابتكار).

25.13 أنواع إنهاء الخدمة

وحّد أسباب الخروج (استقالة، فائض عن الحاجة، تقاعد، إنهاء).

25.14 فئات الوظائف

جمّع الأدوار حسب المهارة أو الوظيفة (عمليات، تقنية، مبيعات، دعم).

25.15 مراحل الوظيفة

عرّف مراحل مسار التوظيف (متقدَّم → فرز → مقابلة → عرض → توظيف).

25.16 أنواع الأداء

اضبط قوالب المراجعة (سنوي، نصف سنوي، فترة تجريبية، قائم على المشروع).

25.17 الكفاءات

عرّف المهارات الأساسية والخاصة بالأدوار مع مستويات الإتقان.

• أمثلة: الاتصال، حل المشكلات، القيادة، الحزمة التقنية.

25.18 أنواع المصروفات

اضبط فئات السداد (سفر، وجبات، مستلزمات مكتبية).

25.19 أنواع الدخل

عرّف فئات الدخل غير المرتبط بالراتب إن وُجد (عمولات، مخصّصات).

25.20 طرق الدفع

حدّد طرق دفع الرواتب المتاحة (تحويل بنكي، نقدًا، شيك).

25.21 أنواع العقود

عرّف أنواع العقود (دائم، محدد المدة، تدريب، متعاقد).

26.1 Business Settings

Customize the branding and appearance of your system for a polished and personalized experience.

• Logos for light and dark themes.
• Favicon upload.
• Set product title and footer text.
• Choose default language and enable RTL (Right-to-Left) support.
• Theme customizer, sidebar behavior, and layout preferences.

📸 Recommended: Screenshot of branding/logo upload and theme customizer.

26.2 System Settings

Define how financial and transactional data appear across the platform.

• Currency and currency symbol settings (position and format).
• Decimal precision, date and time formats.
• Prefixes for invoices, sales orders, and quotes.
• Shipping display preferences.
• Custom footer titles and notes for documents.

📸 Recommended: Screenshot of currency/date format options and document prefix fields.

26.3 Email Settings

Configure how OTime communicates via email.

• Mail driver, host, port, username, and password.
• Encryption method (SSL/TLS).
• Mail sending preferences (text or HTML).

26.4 Company Settings

Centralize all company-related details for consistency across the system.

• Name, registration number, address, and contact details.
• Country, zip/postcode, and timezone.
• Company start/end times.
• IP restrictions to secure access.

26.5 Email Notification Settings

Control which notifications are sent automatically via email by enabling or disabling them for specific modules.

26.6 IP Restriction Settings

Restrict access to the system by defining allowed IP addresses, ensuring data security and compliance.

26.7 Zoom Meetings

Connect OTime with Zoom by entering integration credentials:

• Zoom Account ID.
• Zoom Client ID.
• Zoom Client Secret Key.

26.8 Integration Settings

Extend functionality by integrating with third-party platforms:

• Slack: Webhook URL setup.
• Telegram: Access token and chat ID.
• Twilio: SID, Token, and Form for SMS communication.
• Enable or disable module-specific settings for each integration.

26.9 Letter Settings

Customize templates and placeholders for formal HR letters, ensuring consistency and professionalism.

• Offer Letters.
• Joining Letters.
• Experience Certificates.
• No Objection Certificates (NOC).

26.10 Webhook Settings

Manage webhooks to automate workflows. Add new webhooks or edit existing ones to push data between OTime and other platforms.

26.2 Setup Subscription Plan

Offer the right plan for every team. Present clear pricing and features so admins can choose confidently, then adjust as needs evolve.

• Plan tiers: Starter, Pro, Enterprise (example) with per-seat or flat pricing.
• Feature comparison: Side-by-side table for limits, modules, and support levels.
• Billing options: Monthly/annual, proration on upgrade, trial periods (if enabled).
• Add-ons: Optional modules or extra storage/seats.
• Checkout & taxes: Payment method selection, invoices, and tax/VAT details.
• Manage plan: Upgrade/downgrade, cancel/renew, view next charge date.

📸 Recommended: Screenshot of the plan comparison table and billing toggle (Monthly ↔ Annual).

26.3 Referral Program

Reward users for sharing OTime. Generate a unique referral link and track sign-ups through to payout.

• Your link: Copy/share via email or social.
• Eligibility: Rewards issued on genuine paid subscriptions (anti-fraud checks apply).
• Tracking: Monitor referrals on the Referral Transaction page with status and amount.
• Payouts: View scheduled/processed payouts on the Payout page; method per account settings.
• Program terms: Subject to change; see latest rules before promoting.

📸 Recommended: Screenshot of Referral Dashboard with link, transactions, and payout history.

26.4 Order

View and manage subscription orders in one place for smooth billing operations and support.

• Order list columns: Order ID, Date, Customer, Plan, Price, Payment Type, Status, Coupon, Invoice.
• Filters & search: Date range, plan, status, payment type; search by ID/customer.
• Actions: Open order details, download invoice/receipt, view applied coupon.
• Status lifecycle: Pending → Paid → Refunded/Failed (as applicable).
• Exports: Download CSV/XLS for finance reconciliation.

📸 Recommended: Screenshot of the Orders table with a highlighted invoice download action.